Häufige Fragen
Wie starte ich mit Content Office – was ist der grundlegende Ablauf?
Jedes Projekt (z. B. ein Firmenblog) durchläuft immer denselben fünfstufigen Ablauf: Themen sammeln (eigene Ideen eintragen oder per KI generieren lassen) → Kanäle auswählen (pro Thema festlegen, für welche Kanäle Texte entstehen sollen) → Workflow starten (die KI erstellt Text-Entwürfe für alle ausgewählten Kanäle) → Freigeben (jeder fertige Blog-Entwurf durchläuft vorher automatisch eine KI-Qualitätsprüfung) → Veröffentlichung (Blog automatisch über WordPress, Social-Kanäle manuell durch dich gepostet und abgehakt). Die Kalender-Planungsansicht kann die ersten drei Schritte weitgehend automatisieren.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „So funktioniert Content Office – Überblick“
Was bedeuten die Spalten im Themen-Board (Warteschlange, Entwürfe, Freigabe, Fertig)?
Im Unter-Reiter „Workflow-Übersicht“ (Tab „Redaktion“) läuft jedes Thema durch mehrere Spalten wie ein Kanban-Board: „Entwürfe“ sind Themenideen vor der Warteschlange, „Warteschlange“ enthält Themen ohne bestätigte Kanal-Auswahl, „Bereit für Workflow“ sind bestätigte Themen, die der nächste Lauf aufgreift, und je eine Spalte pro Kanal (Blog, LinkedIn, Instagram, Facebook) zeigt die fertigen bzw. noch offenen Beiträge. In der Blog-Spalte wartet jeder fertige Entwurf inklusive automatischer Qualitätsprüfung auf deine Freigabe – veröffentlicht wird erst nach einem Klick auf „Freigeben“.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Workflow-Übersicht (Board-Spalten im Detail)“
Wie lege ich ein neues Projekt an?
Im Tab „Projekte“ über „Neues Projekt“ anlegen. Danach lassen sich u. a. KI-Modell und Bildstil, die Veröffentlichungsart (Entwurf oder direkt veröffentlichen), automatischer Themen-Nachschub, die maximale Titellänge sowie WordPress-Zugangsdaten hinterlegen. Jedes Projekt hat eigenen Schreibstil, eigene Referenzquellen und einen eigenen Zeitplan – ein Account kann beliebig viele Projekte (Blogs/Marken) verwalten.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Projekt einrichten“
Werden auch Bilder automatisch von der KI erstellt?
Ja – im Tab „Projekte“ lässt sich je Projekt ein Bildstil hinterlegen (Freitext-Beschreibung plus Bildformat), den die KI für Beitragsbilder verwendet; über „Stil aus Bild ableiten“ lässt er sich sogar automatisch aus einem hochgeladenen Referenzbild erkennen. Der Schalter „Bild automatisch bei jedem neuen Artikel erstellen“ entscheidet, ob dabei ohne weiteres Zutun ein Bild entsteht (kostenpflichtig, KI-Aufruf) – alternativ lässt sich ein Bild auch manuell pro Artikel erzeugen oder ein eigenes hochladen.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Projekt einrichten“
Was sind Referenzquellen und wozu brauche ich sie?
Referenzquellen (Tab „Referenzquellen“) liefern der KI echtes Hintergrundwissen über dein Unternehmen – z. B. eine Website-URL (wird automatisch abgerufen), Freitext (direkt eingegeben) oder ein PDF-Upload. Ohne sie erfindet die KI Inhalte frei aus dem bloßen Thema heraus, was zu generischeren, weniger markenkonformen Texten führt. Über eine „Aktiv“-Checkbox lässt sich jede Quelle vorübergehend deaktivieren, ohne sie zu löschen.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Referenzquellen & Wissen“
Kann ich für jeden Kanal einen eigenen Schreibstil festlegen?
Ja – im Tab „Schreibstile“ gibt es eine Kachel „Allgemein“ (gilt für alle Kanäle) sowie eine eigene Kachel je aktiviertem Kanal (Blog, LinkedIn, Instagram, Facebook), die die allgemeine Vorgabe zusätzlich verfeinert oder gezielt abweichen lässt – z. B. für LinkedIn kürzer und persönlicher als für den Blog. Zusätzlich gibt es unabhängig davon zwei Schalter für Social-Media-Kanal-Texte: Fett-Hervorhebung von Hook und Schlüsselbegriffen sowie sparsame, zum Kanal-Ton passende Emoji-Verwendung.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Schreibstile je Kanal“
Wie verbinde ich meine WordPress-Website?
Im Tab „Projekte“ beim jeweiligen Projekt Website-Adresse, Benutzername und ein WordPress-Anwendungspasswort hinterlegen – nicht dein normales WordPress-Login-Passwort, sondern ein eigenes, das du in WordPress unter „Benutzer → Profil → Anwendungspasswörter“ erzeugst. Es wird verschlüsselt gespeichert; lässt du das Feld beim Speichern leer, bleibt ein bereits hinterlegtes Passwort unverändert.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Projekt einrichten“
Was macht der „Planen“-Button in der Kalender-Planungsansicht?
„Planen“ lässt die KI vorschlagen, welches Thema zu welchem noch offenen Wochenplan-Termin passt: zuerst ein bereits wartendes („frisches“) Thema, sonst ein auf einem anderen Kanal schon fertiges Thema, das dort aber noch fehlt („Kanal-Lücke“), sonst bei Bedarf eine neu generierte Idee. Das Ergebnis erscheint im Kalender als gestrichelte „Vorschlag“-Karte mit kurzer Begründung – noch kein fertiger Inhalt, sondern nur ein Vorschlag zum Prüfen. Jede Karte lässt sich einzeln bearbeiten oder verwerfen.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Kalender-Planungsansicht“
Was passiert bei „Diese Woche jetzt erstellen“?
Für jeden noch offenen Termin dieser Woche wird jetzt der tatsächliche Artikel bzw. Kanal-Beitrag erzeugt. Existiert dafür ein Vorschlag aus einem vorherigen „Planen“-Lauf, wird genau dieses Thema verwendet; sonst automatisch das älteste wartende Thema aus der Warteschlange. Der Button funktioniert auch ganz ohne vorheriges „Planen“ – und derselbe Schritt läuft automatisch zur eingestellten Zeit, falls der wöchentliche Erzeugungs-Lauf aktiviert ist.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Kalender-Planungsansicht“
Woran erkenne ich, dass ein Thema auf einem Kanal noch fehlt (Kanal-Lücke)?
Im Unter-Reiter „Themen-Übersicht“ (Tab „Redaktion“, auch „Kanal-Matrix“ genannt) zeigt eine Tabelle je Thema und Kanal, ob der Beitrag bereits veröffentlicht, noch offen oder der Kanal gar nicht ausgewählt ist – so werden „Kanal-Lücken“ sichtbar: ein Thema, das auf einem Kanal schon läuft, auf einem anderen aber noch fehlt. Über das Stern-Symbol lässt sich ein Thema für einen bestimmten Kanal als vorrangig markieren, und der Schalter „Nur Themen mit offener Kanal-Lücke“ filtert gezielt danach. Ein systematisches, mengenmäßig kontrolliertes Auffüllen solcher Lücken übernimmt die Kalender-Planungsansicht.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Themen-Übersicht (Kanal-Matrix)“
Kann ich einen KI-Entwurf noch bearbeiten, bevor er veröffentlicht wird?
Ja – in der Detailansicht jedes Themas (Workflow-Übersicht oder Kalender) lässt sich der Text direkt bearbeiten, oder du forderst per Feedback-Kommentar eine KI-Überarbeitung an. Die automatische Qualitätsprüfung markiert auffällige Stellen (z. B. Grammatik, Ton, mögliche Dopplungen) orange – per Klick automatisch beheben lassen oder als „korrekt“ markieren, falls es ein Fehlalarm ist. Veröffentlicht wird in jedem Fall erst, nachdem du aktiv auf „Freigeben“ geklickt hast.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Workflow-Übersicht (Board-Spalten im Detail)“
Kann die KI mir beim Kommentieren oder Antworten auf Social Media helfen?
Ja – im Tab „Kommentare“ gibt es zwei Werkzeuge: Für einen fremden Beitrag lässt sich der Text einfügen, und die KI schlägt passende Kommentare vor, um Sichtbarkeit für dein Projekt aufzubauen; für einen Kommentar unter einem eigenen Beitrag generiert die KI Antwort-Vorschläge auf Basis deiner Referenzquellen und des Schreibstils des gewählten Kanals. Beide Werkzeuge posten nichts automatisch – der Text wird kopiert und von dir selbst im jeweiligen Kanal eingefügt.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Kommentar-Werkzeuge“
Wie schließe ich ein Abo ab oder was passiert nach der Testphase?
Unter „Einstellungen“ lässt sich das Abo jederzeit abschließen – während oder nach der 30-tägigen Testphase, eine Rechnungsadresse ist dafür Pflicht. Läuft die Testphase ohne Abo ab, wird der Zugang automatisch auf einen Lesemodus umgestellt (Ansehen bleibt möglich, Änderungen sind gesperrt) – schließt du danach das Abo ab, hast du sofort wieder vollen Zugriff.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Abo & Rechnungen“
Wie funktionieren die KI-Kosten / das Monatsbudget?
Jeder Account nutzt entweder einen geteilten KI-Zugang mit einem einstellbaren Euro-Monatsbudget (die Nutzung wird blockiert, sobald das Budget erreicht ist – statt unbemerkt weiterzulaufen) oder einen eigenen API-Schlüssel (dann läuft die Abrechnung über dein eigenes Konto beim jeweiligen Anbieter, ohne Budget-Limit durch uns). Die aktuelle Monats-Nutzung ist jederzeit unter „Einstellungen“ einsehbar.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Eigener oder geteilter KI-Zugang“
Wie kann ich KI-Kosten sparen?
Im selben Bereich wie das KI-Modell (Tab „Projekte“) gibt es zwei optionale, standardmäßig deaktivierte Schalter: „Günstigeres KI-Modell für Nebenaufgaben“ nutzt für Themenideen, Kommentar-Vorschläge, Bildstil-Beschreibung und Wissens-Zusammenfassung ein günstigeres Modell – Artikel, Kanal-Texte und die Qualitätsprüfung behalten immer das oben gewählte Hauptmodell. „Kanal-Texte bündeln“ erstellt Texte mehrerer ausgewählter Social-Kanäle in einem einzigen KI-Aufruf statt einem je Kanal (wirkt nur bei mehr als einem ausgewählten Kanal).
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „KI-Kosten sparen (Effizienz-Optionen)“
Kann ich meinen eigenen KI-Zugang (OpenAI oder andere Anbieter) nutzen?
Ja – unter „Einstellungen“ → KI-Zugang lässt sich ein eigener Schlüssel hinterlegen, verschlüsselt gespeichert. Unterstützt werden OpenAI sowie alle OpenAI-kompatiblen Anbieter, z. B. Azure OpenAI, Mistral, OpenRouter, Groq, Google Gemini oder eine selbst betriebene Ollama-Instanz. Sind mehrere Zugänge eingerichtet, wird je Projekt festgelegt, welcher genutzt wird.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Eigener oder geteilter KI-Zugang“
Wie lade ich Kolleg*innen ein?
Im Tab „Einstellungen“ unter „Team“ lassen sich weitere Kolleg*innen per E-Mail einladen und einer Rolle zuordnen – Admin (kann Einstellungen ändern, Team verwalten) oder Mitglied (arbeitet in den Projekten, ohne Verwaltungsrechte). Beim Einladen legst du zusätzlich fest, ob die Person Zugriff auf alle Projekte deines Accounts bekommt oder nur auf einzelne - jederzeit später änderbar. Die eingeladene Person bekommt einen Link per E-Mail und legt ihr Passwort selbst fest, sobald sie ihn bestätigt.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Team verwalten“
Kann ich ein einzelnes Projekt mit jemandem außerhalb meines Teams teilen?
Ja - in der Detailansicht eines Projekts (Tab „Projekte“) gibt es das Fieldset „Freigabe“, mit dem sich genau dieses eine Projekt mit einem Nutzer eines anderen Accounts teilen lässt, z. B. mit einem externen Dienstleister. Die Person muss bereits ein eigenes Content-Office-Konto haben, bekommt einen Bestätigungslink per E-Mail und danach vollen Zugriff auf die Inhalte dieses Projekts - ohne Mitglied deines Accounts zu werden und ohne Projekt-Einstellungen oder Zugangsdaten ändern zu können. Die Freigabe lässt sich jederzeit wieder entfernen, der Zugriff endet dann sofort.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Projekt mit einem anderen Account teilen“
Wie exportiere ich alle meine Inhalte?
Im Tab „Einstellungen“ unter „Export“ lassen sich alle bisher erstellten Inhalte des gesamten Accounts als ZIP herunterladen – veröffentlichte wie unveröffentlichte Artikel-Entwürfe und Kanal-Beiträge. Damit bist du jederzeit unabhängig von uns und behältst die volle Kontrolle über deine Inhalte.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Alle Inhalte exportieren“
Ich habe mein Passwort vergessen – was tue ich?
Auf der Anmelde-Seite auf „Passwort vergessen?“ klicken und deine E-Mail-Adresse eingeben – du bekommst umgehend einen Link zum Zurücksetzen zugeschickt, der eine Stunde gültig ist. Aus Sicherheitsgründen wird dabei nie verraten, ob die E-Mail-Adresse tatsächlich zu einem Account gehört.
Was prüft die automatische Qualitätsprüfung vor der Freigabe?
Jeder Blog-Entwurf durchläuft vor der Freigabe automatisch eine KI-Prüfung auf vier Ebenen: formale Konsistenz (Encoding-Fehler, kaputte Zeichen), Fakten-/Plausibilitäts-Check, Ton- und Markenkonsistenz sowie ein Duplikats-/Themenähnlichkeits-Check gegen bereits veröffentlichte Artikel. Gefundene Punkte werden dir mit Textstelle direkt im Entwurf markiert angezeigt, blockieren die Freigabe aber nicht – die Entscheidung liegt bei dir.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Workflow-Übersicht (Board-Spalten im Detail)“
Kann ich Social-Media-Texte automatisch mit Fett-Hervorhebung und Emojis erzeugen lassen?
Ja – im Tab „Projekte“ gibt es unter „Social-Media-Formatierung“ zwei unabhängig aktivierbare Schalter (standardmäßig beide aus): Fett-Hervorhebung hebt den Hook (ersten Satz) und einzelne Schlüsselbegriffe hervor – über echte Unicode-Zeichen statt Markdown/HTML, damit die Formatierung auch nach dem Kopieren in LinkedIn, Instagram, Facebook oder Xing erhalten bleibt. Der zweite Schalter erlaubt sparsame, zum jeweiligen Kanal-Ton passende Emojis (z. B. als Aufzählungs-Marker).
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Schreibstile je Kanal“
Wie erreiche ich den Support?
Über den Rettungsring unten rechts, der auf jeder Seite erreichbar ist, sobald du eingeloggt bist. Ein Klick öffnet zwei Optionen: „FAQ & Hilfe“ springt direkt hierher in den Hilfebereich, „Support kontaktieren“ reicht eine kurze Nachricht als Support-Ticket ein – Firmenname und deine E-Mail-Adresse werden automatisch mitgeschickt. Es gibt keine automatische Antwort, wir melden uns per E-Mail zurück.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Hilfe & Support (Rettungsring unten rechts)“
Was bewirkt der Tab „Strategie“ - und wie unterscheidet er sich vom Schreibstil?
Im Tab „Strategie“ legst du fest, WAS ein Text erreichen soll (z. B. Vertrauen aufbauen oder auf ein bestimmtes Angebot hinweisen) - im Unterschied zu Schreibstil, der nur Ton und Form betrifft. Der Aufbau ist identisch zu Schreibstile: eine Kachel „Allgemein“ (gilt für alle Kanäle) plus eine Kachel je Kanal, die zusätzlich verfeinert. Über die Intensität (Gering/Mittel/Stark, Standard „Mittel“) steuerst du, wie stark ein Ziel im Vordergrund steht - auch bei „Stark“ wird es nie in jeden einzelnen Text erzwungen, damit es nicht aufdringlich wirkt.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Strategie je Kanal“
Kann der Link zu meinem Blogartikel automatisch in Social-Media-Beiträgen erscheinen?
Ja - im Tab „Projekte“ gibt es den Schalter „Blog-Link nach Veröffentlichung automatisch übernehmen“ (Standard aus). Ist er aktiv, trägt Content Office die Adresse eines veröffentlichten Blogartikels automatisch in die Kanal-Texte desselben Themas ein, statt dass du sie von Hand eintippen musst. Voraussetzung: der Blogartikel muss VOR dem jeweiligen Social-Media-Beitrag veröffentlicht werden - bei der Kalender-Planungsansicht mit Kanal-Lücken-Füllung ist das der Regelfall. Werden Blog und Social-Media-Texte für ein Thema gemeinsam erzeugt, bleibt das manuelle Eintragen (oder ein späteres „Neu erstellen (KI)“) weiterhin nötig.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Blog-Link automatisch in Social-Media-Beiträge übernehmen“
Wie finde ich schnell den Beitrag, um den es in einer Benachrichtigung geht?
Im Tab „Benachrichtigungen“ zeigt jeder Hinweis mit Themenbezug (z. B. ein fälliger manueller Post) einen Pfeil-Button „Zum Thema springen“. Ein Klick wechselt automatisch zum richtigen Projekt und öffnet direkt die Detailansicht des betroffenen Beitrags in der Workflow-Übersicht - mit bereits vorausgewähltem Kanal. Der Hinweis selbst wird dabei bewusst nicht automatisch als gelesen markiert - das bleibt weiterhin ein separater Klick auf das Häkchen.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Benachrichtigungen (Action-Center)“
Kann ich mit Content Office auch einen Newsletter erstellen?
Ja - im eigenen Tab „Newsletter“ (aktivieren unter „Projekte“ → „Kanal-Plan“ → „Newsletter“). Feste Bausteine (Begrüßung, Einleitung, Schluss, Rubriken) hinterlegst du einmalig als Vorlage; für jede Ausgabe reicht danach ein kurzer Brief, worum es dieses Mal geht. Daraus entstehen drei Betreffzeilen-Vorschläge, ein Preheader sowie Text und einfaches HTML zum Kopieren - inklusive optionaler Einbindung bereits veröffentlichter Blogartikel. Versand ist bewusst extern - Content Office verschickt selbst nichts, das übernimmt weiterhin dein gewohntes Versandtool.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Newsletter-Werkzeug (Tab „Newsletter“)“
Kann ich mehrere Newsletter parallel pflegen (z. B. für unterschiedliche Zielgruppen)?
Ja - ein Projekt kann beliebig viele Newsletter parallel führen (z. B. „Kundennewsletter“ und „Team-Digest“), jeder mit eigenen Vorgaben, eigenem Archiv und eigenem Rhythmus im Kalender (wöchentlich bis quartalsweise). Schreibstil und Strategie sind dabei dreistufig und ergänzen sich: der projektweite Stil gilt für alles, ein „Allgemein“-Newsletter-Stil für alle Newsletter zusammen, und je Newsletter zusätzlich ein eigener Stil nur für diesen einen - ein leeres Feld bedeutet einfach, dass die darüberliegende Stufe gilt.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Newsletter-Werkzeug (Tab „Newsletter“)“
Kann ich Newsletter-Anmeldungen (An-/Abmeldung) direkt über Content Office abwickeln?
Ja - im Unter-Reiter „Abonnenten“ eines Newsletters (Newsletter → Erstellung/Archiv) lässt sich eine öffentliche Anmelde-Seite freischalten. Interessierte tragen dort ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen per Double-Opt-in-Mail - erst danach gelten sie als aktiver Abonnent. Eine öffentliche „Newsletter abbestellen“-Seite gibt es ebenfalls, dazu CSV-Import (für eine bereits bestehende Liste) und CSV-Export. Der tatsächliche Versand bleibt bewusst extern (z. B. Mailchimp, Brevo, CleverReach oder manuell) - Content Office verwaltet nur die Adressen samt Einwilligungs-Nachweis, keine Zustellbarkeits-Infrastruktur.
→ Mehr dazu: Hilfe-Artikel „Newsletter-Abonnenten (Adress-Verwaltung)“